Виставлення рахунків: Поетапна розробка (відстеження послуги у завданні в наявному проєкті)
Даний функціонал рекомендуємо використовувати при моделі співпраці з клієнтом на основі поетапної розробки (Scope based (per milestone)), коли рахунки клієнту виставляються після завершення конкретного етапу. Базою для формування такого рахунку є кількість годин, витрачених на виконання цього обсягу робіт.
Рахунки клієнту можна формувати як без деталізації по кількості відпрацьованих годин працівників відповідної спеціалізації (у комерційній пропозиції вказується лише одна послуга), так і з нею (у комерційній пропозиції вказується кілька послуг, кожна з яких відповідає залученому працівнику відповідної спеціалізації).
Вхідними даним для формування такого рахунку є ціна однієї години роботи, яка попередньо узгоджена з клієнтом та зазначається на карточці послуги або під час створення комерційної пропозиції, а також кількість відпрацьованих годин працівниками по конкретному етапу проєкту, яку відповідальний менеджер вручну вносить у комерційну пропозицію. Інформацію про відпрацьований час по кожному завданню проєкта можна переглянути з комерційної пропозиції та використати для внутрішнього аналізу.
На карточці послуги потрібно вказати, що її відстеження відбуватиметься у завданні(завданнях) у наявному проєкті (який потрібно створити попередньо у меню Проєкти). Тоді у комерційній пропозиції потрібно обрати налаштовану послугу. Після підтвердження цієї пропозиції необхідно вручну внести кількість годин, яку потрібно виставити клієнту у відповідному звітному періоді.
Такі налаштування доцільно використовувати, коли не потрібно створювати окремий проєкт на кожне замовлення клієнта, а достатньо одного проєкта, що збирає у собі всі замовлення.
Створення послуги, заснованої на витратах часу
Створіть продукт-послугу, як це описано в інструкції:
У вкладці Загальна інформація оберіть Тип продукту - Послуга. Встановлення типу продукту Послуга означатиме, що ви надаєте клієнту послугу, а не матеріальний товар і рухи по складу не відбуватимуться.
У Категорії оберіть Усі/Послуги для коректного бухгалтерського обліку.
У полі Ціна продажу вказуємо ціну години роботи працівника відповідної кваліфікації, який буде залучений до виконання робіт. Якщо ви вкажете ціну продажу на карточці продукту, вона буде підтягуватися у всі комерційні пропозиції, в яких буде додана дана послуга. За потреби ви зможете відредагувати ціну у конкретній комерційній пропозиції.
У вкладці Виставлення документів реалізації у пункті Формування рахунку на підставі оберіть Кількості, встановленої у замовленні вручну.
У пункті Відстеження послуги оберіть Створити завдання в існуючому проекті.
Нижче з'явиться додаткове поле Проєкт, в якому вкажіть, у якому саме проєкті потрібно створювати завдання.
Збережіть зміни.
Створення Комерційної пропозиції
Створіть Комерційну пропозицію, як це описано у загальній інструкції:
Під час цього у режимі редагування у вкладці Рядки замовлення натисніть Додати елемент.
У полі Продукт оберіть послугу, яку ви створили за інструкцією вище.
За потреби вкажіть Замовлену кількість (прогнозована кількість годин на виконання робіт).
Ціна за одиницю підтягується з карточки послуги, за потреби можна змінити.
Збережіть зміни.
Коли клієнт погодився на усі умови комерційної пропозиції, натисніть Підтвердити продаж.
Комерційна пропозиція перейде у статус Замовлення на продаж.
Замовлення можна буде знайти у меню Продаж > Замовлення на продаж у розділах Комерційні пропозиції та Замовлення на продаж.
Оскільки на карточці послуги була обрана опція Створити завдання в існуючому проекті, на підставі замовлення на продаж буде створено Завдання в обраному проєкті.
Огляд завдання та проєкту
Після підтвердження комерційної пропозиції у ній з'явиться смарт-кнопка Завдання.
Натиснувши на неї, ви перейдете до створеного завдання (завдань). Назва завдання складатиметься з коду замовлення на продаж та назви продукту-послуги:
У завданні ви можете призначити відповідального працівника. Це поле потрібно заповнювати, коли праівники є користувачами системи та самостійно звітують про витрачений час. Якщо ви не заповнюєте відповідального працівника, то дані про відзвітований час на вкладці Табелі обліку робочого часу вносить відповідальний менеджер за усіх працівників у розрізі конкретних завдань.
Також ви можете вказати кінцевий термін, мітки, опис.
Також є можливість створити ієрархію завдань, якщо потрібно деталізувати обсяг робіт. Детальніше: Підзавдання у Завданнях
Зверніть увагу! У створеному підзавданні вже є прив'язка до рядка Замовлення на продаж (до відповідної послуги) з батьківського завдання. Тому звітовані години по підзавданнях будуть відображатися у відповідному рядку Замовлення на продаж, куди підтягуються і години з батьківського завдання.
Проєкт можна знайти через загальне меню проєктів: Проєкти > Інформаційна панель.
Ви можете оглянути та відредагувати проєкт, в якому створилося завдання.
Детальніше: Огляд автоматично створеного проєкту
Облік робочого часу, витраченого на завдання
Відповідальний працівник виконує необхідну роботу та має зафіксувати витрати часу на неї. Відзвітувати про витрачений час можна у розділі Табелі обліку робочого часу, у Завданні чи у Проєкті.
Детальніше:
Зверніть увагу! Щоб зафіксувати витрачений час працівника, потрібно, щоб цей працівник був створений у системі. Детальніше: Працівники
Звітність по проєкту
Після того, як витрати часу внесені у систему, ви можете перевірити коректність їх внесення у загальних звітах по витратах часу у розрізі працівника чи проєкту:
Доповнення замовлення на продаж
Якщо у процесі реалізації робіт для клієнта потрібно залучити додаткового спеціаліста, тоді перейдіть у замовлення на продаж у меню Продаж > Замовлення на продаж > Замовлення на продаж.
У режимі редагування додайте послугу (позицію спеціаліста). Додана послуга (позиція спеціаліста) має бути створена за інструкцією вище.
Збережіть зміни.
Внесення витрат часу у замовлення
Дані про витрати часу фіксуються у відповідному проєкті, проте не додаються до замовлення на продаж. Менеджер самостійно вручну вносить у замовлення кількість відпрацьованих годин працівниками по конкретному етапу проєкту.
Щоб внести необхідну кількість годин у замовлення, перейдіть до меню Продаж > Замовлення на продаж > Замовлення на продаж. Оберіть відповідне замовлення.
У ньому натисніть Редагувати.
У вкладці Рядки замовлення у полі Доставлено вкажіть необхідну кількість годин.
Кількість у стовпчику Доставлено може відрізнятися від кількості у стовпчику Замовлена к-сть, оскільки Замовлена кількість - це прогнозована кількість годин, а Доставлено - це фактична витрачена кількість годин (або кількість годин встановлена вручну перед виставленням рахунку).
Збережіть зміни.
Виставлення рахунків клієнту
Після того, як витрачений час внесено у систему, можна виставити рахунок клієнту на підставі цього часу. Для цього оберіть необхідне замовлення у меню Продаж > Замовлення на продаж > Замовлення на продаж.
Для виставлення рахунку натисніть Створити документ реалізації.
У спливному вікні оберіть Що включити в документ реалізації:
- Рядок, по якому може бути створено документ реалізації
Натисніть Створити і переглянути документ реалізації.
Документ реалізації буде виставлено на підставі кількості годин або одиниць продукту, що була вказана у Замовленні на продаж у стовпчику Доставлено.
За потреби ви можете доповнити документ реалізації додатковими даними. Детальніше:
Коли необхідні дані внесені, збережіть зміни, натиснувши Зберегти. Після цього підтвердіть документ реалізації, натиснувши Підтвердити.
Документ реалізації перейде у статус Відкрито.
Він буде зберігатися у меню Бухгалтерський облік > Продаж > Документи реалізації.
Також у ньому буде доступна кнопка Табелі, за допомогою якої можна перевірити витрати часу на замовлення.
Зауважте, хоча виставлення рахунку відбувається на підставі кількості, встановленої у замовленні на продаж вручну, в опис продуктів все одно можуть йти дані про витрати часу на послугу. Ви можете відредагувати це у замовленні на продаж у вкладці Інша інформація у пункті Опис витрат часу у документі реалізації.
Детальніше: Замовлення на продаж
Після підтвердження документа реалізації ви зможете переглянути бухгалтерські проведення. Для цього на вкладці Інша інформація натисніть на значення поля Журнал документів.
Ви побачите документ із відповідними бухгалтерськими проведеннями у статусі Проведено.
Система використає наступні рахунки для створення бухгалтерських проведень:
- дебет (рахунок, який вказано у полі Дебіторська заборгованість у карточці клієнта, зазвичай це 361 “Розрахунки з вітчизняними партнерами”, або його субрахунки);
- кредит (рахунок, який вказано у полі Рахунок доходів, який вказаний на продукті або на його категорії, зазвичай це 70 “Доходи від реалізації”, або його субрахунки).
Також ви можете роздрукувати документ реалізації та надіслати клієнту. Щоб роздрукувати його, натисніть Друк та у спадному списку оберіть потрібний варіант документа.
Детальніше: Друк-форми
Коли клієнт оплатить рахунок, ви зможете узгодити оплату за допомогою банківської виписки.
Детальніше: Банківські виписки
Якщо ми повернемося на Замовлення на продаж, то побачимо такі зміни:
- заповнилося поле Виставлено кількістю годин зі сформованого рахунку;
- кнопка Створити документ реалізації змінить колір на сірий, що означатиме, що у системі немає доставлених послуг, по яких потрібно виставити рахунок;
- у правому верхньому куті буде доступна смарт-кнопка Документи реалізації, натиснувши на яку ви зможете переглянути усі створені рахунки з цього Замовлення на продаж.
Виставлення рахунку клієнту у наступному періоді
Якщо роботи по виконанню проєкту будуть ще тривати у наступному звітному періоді, після внесення витраченого часу за відповідний період ви зможете створити новий рахунок з замовлення на продаж, який буде враховувати нові відзвітовані години.
Зі створеного замовлення на продаж ви можете виставляти рахунки за декілька періодів. Адже згідно з налаштуваннями у продукті, ви маєте можливість змінювати кількість годин у самому замовленні.
Для виставлення рахунку у наступному періоді перейдіть до меню Продаж > Замовлення на продаж > Замовлення на продаж і оберіть потрібне замовлення.
Натисніть Редагувати.
У полі Доставлено вкажіть суму попередньо виставлених та нових, ще не виставлених годин.
Наприклад, у документі реалізації було виставлено 30 годин. У новому періоді на замовлення витратили ще 30 годин. Це означає, що при редагуванні у полі Доставлено треба вказати суму цих години 30+30=60 годин.
Натисніть Зберегти.
Після цього кнопка Створити документ реалізації знову стане активною (змінить колір на синій). Натисніть на неї.
У спливному меню оберіть другу опцію для того, щоб система відняла попередню оплату від суми, що буде виставлена.
Ви перейдете до меню, де будуть наявні усі створені документи реалізації:
Оберіть новостворений документ реалізації.
Наступні дії аналогічні інструкції вище.
Якщо необхідно скасувати підтверджений документ реалізації, дивіться інструкцію: