Відстеження послуги у новому проєкті без завдання

Даний функціонал рекомендуємо використовувати при моделі співпраці з клієнтом на основі відпрацьованого часу, і за умови, що рахунки клієнту потрібно формувати без деталізації по кількості відпрацьованих годин працівників відповідної спеціалізації, а зазначати лише загальну кількість відзвітованих годин за звітний період. 

Вхідними даним для формування такого рахунку є ціна однієї години роботи, яка попередньо узгоджена з клієнтом, та відзвітована кількість годин роботи працівниками.

Ціна години роботи зазначається на карточці послуги або під час створення комерційної пропозиції.

Також потрібно вказати на карточці послуги, що її відстеження відбуватиметься у новому проєкті без завдань. Тоді у комерційній пропозиції потрібно обрати налаштовану послугу і після підтвердження цієї пропозиції система автоматично створить лише новий проєкт. Відпрацьовані години вносяться беспосередньо на цей проєкт. У такому випадку у рахунку клієнта відображатиметься лише одна послуга, до якої будуть прив'язані відзвітовані години працівників, які виконували роботи по цьому проєкту. 

За потреби у автоматично створеному проєкті можна створити завдання, у розрізі яких вностити відпрацьовані години працівників. У цьому випадку у рахунку клієнта також відображатиметься лише одна послуга, до якої будуть прив'язані відзвітовані години працівників, які виконували роботи по цьому проєкту. А призначення створених завдань - внутрішній процес управління та моніторингу робіт по проєкту.  

Створення послуги, заснованої на витратах часу

Щоб створити послугу перейдіть до меню Запаси > Головні дані > Продукти.

Створіть продукт-послугу, як це описано в інструкції:

Під час створення послуги встановіть наступні налаштування.

У вкладці Загальна інформація оберіть Тип продукту - Послуга. Встановлення типу продукту Послуга означатиме, що ви надаєте клієнту послугу, а не матеріальний товар і рухи по складу не відбуватимуться.

У полі Ціна продажу вказуємо ціну години роботи. Якщо ви вкажете ціну продажу на карточці продукту, вона буде підтягуватися у всі комерційні пропозиції, в яких буде додана дана послуга. За потреби ви зможете відредагувати ціну у конкретній комерційній пропозиції.

У вкладці Виставлення документів реалізації у пункті Формування рахунку на підставі оберіть Витрат часу в Табелях. 

У пункті Відстеження послуги оберіть Створити новий проект без завдання.

Коли ви вкажете Створити новий проєкт без завдання у полі Відстеження послуги, це означатиме, що після підтвердження комерціної пропозиції створиться новий проєкт та усі звітовані години будуть фіксуватися на ньому. У документі реалізації буде вказано лише одну послугу, що відповідатиме усьому проєктові. 

Збережіть зміни.

Створення Комерційної пропозиції

Створіть Комерційну пропозицію, як це описано у загальній інструкції: 

Під час цього у режимі редагування у вкладці Рядки замовлення натисніть Додати елемент.

У полі Продукт оберіть послугу, яку ви створили за інструкцією вище.


За потреби вкажіть Замовлену кількість (прогнозована кількість годин на виконання робіт).

Ціна за одиницю підтягується з карточки послуги, за потреби можна змінити.


Збережіть зміни.

Коли клієнт погодився на усі умови комерційної пропозиції, натисніть Підтвердити продаж.

Комерційна пропозиція отримає статус Замовлення на продаж. 


Замовлення можна буде знайти у меню Продаж > Замовлення на продаж у розділах Комерційні пропозиції та Замовлення на продаж.

На підставі Замовлення на продаж автоматично створиться Проєкт. 

Назва Проєкту відповідатиме номеру замовлення на продаж. 

 

Огляд проєкту 

Після підтвердження комерційної пропозиції створений проєкт ви знайдете у меню Проєкти > Інформаційна панель.

Щоб переглянути налаштування автоматично створеного проєкту, натисніть на три крапочки. У спадному меню оберіть Налаштування.


Ви потрапите у меню редагування обраного проєкту. У ньому ви зможете переглянути поточні налаштування проєкту.


Назва проєкту буде складатися з назви комерційної пропозиції. Ми рекомендуємо додати до неї назву продукту та клієнта. 

Встановлена галочка Дозволити табелі дозволяє фіксувати витрати часу на цьому проєкті та виставляти по ньому рахунки. 

У вкладці Налаштування ви зможете переглянути та за потреби змінити дані у наступних полях:

  • Керівник проєкту 
  • Менеджер з продажу 
  • Проєкт підзавдань
  • Приватність (хто може переглядати дані проєкту)
  • Аналітичний рахунок
  • Клієнт


У вкладці Стадії можна відредагувати стадії проєкту.

Детальніше: Стадії роботи над проєктом

Збережіть зміни. 

Після внесення необхідних змін у проєкт натисніть Зберегти. 

У налаштуваннях проєкту ви також побачите смарт-кнопки:

  • Документи (для перегляду та долучення документів до проєкту)
  • Завдання (показує, скільки завдань є у проєкті та переносить до їх списку)
  • Табелі обліку робочого часу (переносить до списку записів із витраченим на проєкт часом)
  • Активно (кнопка-показник статусу проєкту. Можливі варіанти: Активно, Заархівовано (заархівовані проєкти не відображаються в Інформаційній панелі))

Детальніше: Огляд автоматично створеного проєкту

Облік робочого часу, витраченого на проєкт

Відповідальний працівник виконує необхідну роботу та має зафіксувати витрати часу на неї. Відзвітувати про витрачений час можна у розділі Табелі обліку робочого часу чи у самому Проєкті.

Детальніше:

Зверніть увагу! Щоб зафіксувати витрачений час працівника, потрібно, щоб цей працівник був створений у системі. Детальніше: Працівники

Звітність по проєкту

Коли витрати часу внесені у систему, ви можете перевірити коректність їх внесення у загальних звітах по витратах часу у розрізі працівника чи проєкту:

Виставлення рахунків клієнту

Після того, як витрачений час внесено у систему, можна виставити рахунок клієнту на підставі цього часу. Для цього оберіть необхідне замовлення у меню Продаж > Замовлення на продаж > Замовлення на продаж. 

У стовпчику Доставлено буде відображатися відзвітований час по проєкту.

Кількість у стовпчику Доставлено може відрізнятися від кількості у стовпчику Замовлена к-сть, оскільки Замовлена кількість - це прогнозована кількість годин, а Доставлено - це фактична витрачена кількість годин.

Для виставлення рахунку натисніть Створити документ реалізації.

У спливному вікні оберіть Що включити в документ реалізації:

  • Рядок, по якому може бути створено документ реалізації 

Натисніть Створити і переглянути документ реалізації.

Документ реалізації буде виставлено на підставі кількості годин, вказаної у полі Доставлено у Замовленні на продаж.


За потреби ви можете доповнити документ реалізації додатковими даними. Детальніше:

Коли необхідні дані внесені, збережіть зміни, натиснувши Зберегти, та підтвердіть документ реалізації, натиснувши Підтвердити. 

Документ реалізації перейде у статус Відкрито. 

Він буде зберігатися у меню Бухгалтерський облік > Продаж > Документи реалізації.

Також у ньому буде доступна кнопка Табелі, за допомогою якої можна перевірити витрати часу на замовлення. 


Після підтвердження документа реалізації ви зможете переглянути бухгалтерські проведення. Для цього на вкладці Інша інформація натисніть на значення поля Журнал документів.

Ви побачите документ із відповідними бухгалтерськими проведеннями у статусі Проведено.


Система використає наступні рахунки для створення бухгалтерських проведень:

  • дебет (рахунок, який вказано у полі Дебіторська заборгованість у карточці клієнта, зазвичай це 361 “Розрахунки з вітчизняними партнерами”, або його субрахунки);
  • кредит (рахунок, який вказано у полі Рахунок доходів, який вказаний на продукті або на його категорії, зазвичай це 70 “Доходи від реалізації”, або його субрахунки).

Також ви можете роздрукувати документ реалізації та надіслати клієнту. Щоб роздрукувати його, натисніть Друк та у спадному списку оберіть потрібний варіант документа.

Детальніше: Друк-форми

Коли клієнт оплатить рахунок, ви зможете узгодити оплату за допомогою банківської виписки. 

Детальніше: Банківські виписки

Якщо ми повернемося на Замовлення на продаж, то побачимо такі зміни:

  • заповнилося поле Виставлено кількістю годин з сформованого рахунку;
  • кнопка Створити документ реалізації стане неактивною;
  • у правому верхньому куті буде доступна смарт-кнопка Документи реалізації, натиснувши на яку ви зможете переглянути усі створені рахунки з цієї комерційної пропозиції.

Створення завдань у проєкті

За потреби у автоматично створеному проєкті можна створити завдання, у розрізі яких вностити відпрацьовані години працівників. У цьому випадку у рахунку клієнта також відображатиметься лише одна послуга, до якої будуть прив'язані відзвітовані години працівників, які виконували роботи по цьому проєкту. А призначення створених завдань - внутрішній процес управління та моніторингу робіт по проєкту.  

Щоб створити завдання, у меню Проєкти > Інформаційна панель відкрийте потрібний проєкт. 

У ньому натисніть Створити. 

У першій колонці з'явиться шаблон завдання. Заповніть назву завдання.

Натисніть Додати або Редагувати, щоб внести додаткові дані.

Внесіть час, витрачений працівником кожної спеціалізації у табелі обліку робочого часу у відповідному завданні.

Після цього у комерційній пропозиції відобразиться сума звітованих годин усіма працівниками у одній послузі. 

Детальніше про налаштування завдань:

За наявності завдань, ви можете відзвітувати у завданні: 

Виставлення рахунку клієнту у наступному періоді

Якщо роботи по виконанню проєкту будуть ще тривати у наступному звітному періоді, після внесення витраченого часу за відповідний період ви зможете створити новий рахунок з Замовлення на продаж, який буде враховувати нові відзвітовані години.

Звітування та виставлення рахунку відбувається аналогічно попередній інструкції.

Під час повторного виставлення рахунку у спливному вікні оберіть другу опцію: 

  • Рядок, по якому може бути створено документ реалізації (відняти попередню оплату)


Якщо необхідно скасувати підтверджений документ реалізації, дивіться інструкцію: