Однак сама по собі ERP-система не працює. Це потужний інструмент, з яким слід треба навчитися працювати. І найперше на цьому шляху – людям, відповідальним у підприєстві за ухвалення стратегічних рішень, слід дотримуватися правильного підходу з самого початку, з процесу вибору корпоративної ERP-системи. Усвідомлення цих міркувань може допомогти вам зробити правильний вибір системи і значно підвищити шанси на успішне впровадження, вважають експерти Moss Adams, які пропонують цей набір стартових рекомендацій.

ПРОЦЕС ТА ВПРОВАДЖЕННЯ

ІТ-трансформація починається з того моменту, коли компанія визнає потребу в удосконаленні своєї існуючої ІТ-інфраструктури та впроваджує стратегічну дорожню карту. Дорожня карта стає основою для вибору та розгортання всіх системних потреб підприємства. Щоб забезпечити успішний вибір і впровадження, є п’ять ключових міркувань, які слід взяти до уваги при виборі корпоративної системи:

• Унікальні потреби процесу
• Класифікація або рівні ERP-системи
• Доступні варіанти розгортання
• Галузеві рішення
• Підхід до вибору системи та ландшафт

1. ВИЗНАЧТЕ ПОТРЕБИ ВАШОГО БІЗНЕС-ПРОЦЕСУ.

Для більшості організацій складність полягає у визначенні того, чи впроваджувати єдину інтегровану систему з усіма важливими функціональними можливостями, чи мати окремі додатки для кожної з цих сфер бізнес-процесів. Іншими словами, чи варто впроваджувати єдину інтегровану систему, а чи використовувати окремі, найкращі у своєму класі системи для бухгалтерського обліку, управління людськими ресурсами (HR), розрахунку заробітної плати, управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та фінансового планування? Перевага найкращих у своєму класі систем полягає в тому, що кожна з них буде зосереджена на наборі функціональних можливостей, для яких вона спеціально розроблена, з більшою глибиною, ніж інтегрована система. З іншого боку, вам доведеться мати справу з питаннями інтеграції та проблемами, пов’язаними з декількома системами, базами даних і постачальниками. Нинішнім трендом у всьому світі є перехід від розрізнених систем до єдиного інтегрованого розгортання. Це відбувається завдяки таким хмарним системам, як системи планування ресурсів підприємства (ERP). Вони пропонують глибші можливості бухгалтерського обліку, CRM, управління персоналом, а також базові функції бюджетування та аналітики на єдиній платформі.

2. ВИЗНАЧТЕ РІВЕНЬ ВАШОЇ ERP-СИСТЕМИ.

Щоб вибрати правильну інтегровану платформу, вам потрібно зрозуміти рівні ERP-систем і визначити, який рівень найкраще підходить для вашої організації. Системи класифікуються за рівнями на основі їх функціональних можливостей, масштабованості, доходу та вартості впровадження (вартість може відрізнятися у рази, десятки та навіть сотні разів).

Системи рівня 1

Системи рівня 1 мають найшлибші можливості. Вони орієнтовані на великі компанії з доходом понад 500 мільйонів доларів США. Вони можуть підтримувати необмежену організаційну структуру, більшу кількість користувачів, глобальну базу доходів і, як правило, значно дорожчі, ніж інші рівні ERP-систем. Ці системи часто впроваджуються поетапно, протягом щонайменше дев’яти місяців. У цій категорії не так багато варіантів систем, оскільки домінуючі великі корпоративні постачальники – наприклад, SAP, Oracle, Infor і Microsoft – придбали різні застосунки і об’єднали їх під своєю торговельною маркою.

Системи рівня 2

Системи рівня 2 мають менші можливості та орієнтовані на організації з річним доходом від 20 до 250 мільйонів доларів. Варіації вартості залежать від потреб організації. Системи рівня 2 зазвичай впроваджуються протягом трьох-шести місяців.

Системи рівня 3

Системи рівня 3 мають більш обмежені можливості. Зазвичай вони закривають потреби невеликих бізнесів з нескладними процесами. Коштують найменше. Терміни впровадження найкоротші – коливаються від шести тижнів до трьох місяців.  

3. РОЗГЛЯНЬТЕ ХМАРНЕ РОЗГОРТАННЯ.

Ще одним ключовим фактором для організацій є метод розгортання – спосіб розміщення, доступу та обслуговування ERP-системи. Існує три способи розгортання ERP-системи.

Локальна модель

У традиційній локальній моделі ERP-системи, сервери та інфраструктура розміщуються і підтримуються всередині компанії, що вимагає виділення окремого ІТ-персоналу для обслуговування системи та періодичних оновлень. Цей метод швидко втрачає свою частку на ринку, оскільки часто вимагає виділених ресурсів і є більш дорогим.

Розгортання на хостингу

Розгортання на хостингу також стає все менш поширеним. При цьому варіанті ERP-система та пов’язана з нею інфраструктура передаються на аутсорсинг сторонньому постачальнику послуг. Організація має власне виділене, окреме системне середовище у постачальника послуг. Ці клієнти несуть повну відповідальність за підтримку своїх додатків, розміщених на серверах постачальника послуг. Вони повинні періодично оновлювати свою систему та підтримувати свій додаток, оскільки вони орендують сервери та послуги з аварійного відновлення.

Хмарне розгортання

Хмарне розгортання є найбільш швидкозростальним варіантом, оскільки воно розраховане на багатьох орендарів. Одна й та сама версія програмного забезпечення та допоміжна інфраструктура слугує кільком клієнтам. Всі клієнти можуть спільно використовувати один і той самий екземпляр програми та отримувати доступ до нього через веб-браузер з будь-якого місця. Процес оновлення та обслуговування бази даних також виконує постачальник.

Хмарне розгортання зазвичай призводить до економії коштів:

• Обслуговування обладнання та баз даних
• оновлення програмного забезпечення
• виправленнях
• Витрати на робочу силу, пов’язані з ІТ

Існують гібридні варіанти хмарних розгортань, коли ви можете мати власну виділену приватну платформу в хмарі, але підтримувати ту саму версію, що й інші клієнти. Цей варіант пов’язаний з вищими витратами. Ви будете платити премію за розширені послуги, такі як

• Керування графіком оновлень
• Більша кількість одночасних операцій
• Вищі обмеження на розмір даних

4. ВИЗНАЧТЕ, ЧИ ПІДХОДИТЬ ВАМ ГАЛУЗЕВЕ РІШЕННЯ

Ще одне міркування полягає в тому, чи варто обирати систему, яку можна адаптувати та конфігурувати для широкого спектру галузей (так зване горизонтальне рішення), або ж систему, створену спеціально для вашої галузевої вертикалі:

• Горизонтальні системи. Ці системи адаптуються, конфігуруються та є комплексними. Вони не прив’язані до конкретної галузі, тому мають широку сферу застосування.

• Вертикальні системи. Ці системи являють собою заздалегідь побудовані індивідуальні рішення, специфічні для певних галузей, таких як: харчова промисловість, медико-біологічні науки, будівництво та професійні послуги.

Зрештою, рішення повинно ґрунтуватися на унікальних вимогах вашої організації. Що унікальніші ваші вимоги, то більш підходящим може бути галузеве рішення, щоб уникнути непотрібних налаштувань.

5. ПРИЙМІТЬ ПРАВИЛЬНИЙ ПІДХІД ДО ВИБОРУ СИСТЕМИ

Подбайте про структурний процес надання постачальнику ERP інформації, достатньої для ухвалення раціонального рішення. Він має базуватися на реальних фактах про ваш бізнес і його ризики та виходити з потреб ваших процесів.

Запит на пропозицію (RFP)

Після того, як ваш стратегічний план буде готовий, складіть короткий список постачальників і створіть документ із запитом на участь у тендері. Опишіть бізнес вашої компанії, найважливіші функціональні вимоги та запросіть інформацію про підхід постачальника до впровадження та кошторис витрат. Документ RFP також повинен містити чіткі критерії оцінки та прийняття рішень.

Демонстрації постачальників

Організуйте демонстрації постачальника та розробіть систему оцінювання для вимірювання продуктивності відповідно до ваших функціональних вимог. Вона також повинна враховувати нефункціональні критерії, такі як технологія, що лежить в основі продукту, профіль команди впровадження та досвід роботи постачальника у вашій галузі.

Порівняльний аналіз

Проведіть порівняльний аналіз постачальників на основі фактів, зібраних з відповідей на запит, демонстраційних сесій, оцінок загальної вартості володіння, а також ваших власних досліджень та перевірки інформації про постачальників.

 

Від BJet: спеціалісти нашої компанії завжди радо нададуть відповіді на будь-які запитання, що виникають під час вибору ERP-системи. Ви можете залишити заявку на безкоштовну консультацію з допомогою кнопки під цією статтею.